Websoft

понедельник, февраля 20, 2017

Автоматизация процедур адаптации сотрудников с помощью системы WebTutor (по материалам вебинара)

Для тех, кто не успел принять участие в вебинаре по автоматизации процедур адаптации, можно посмотреть мероприятие в записи или почитать основные тезисы ниже.


  • Ссылка на просмотр записи в режиме он-лайн:
  • Ссылка на скачивание записи:


Во время вебинара мы выяснили, что процесс адаптации может быть специфическим для каждой конкретной компании. Часто он начинается еще с этапа подбора кандидатов на должность и может касаться не только новых сотрудников, но и уже работающих. Не смотря на то, что этот процесс по-своему настраивается в каждой компании, существуют универсальные инструменты, с помощью которых можно автоматизировать адаптацию сотрудников. Предлагаем рассмотреть, как это реализовано в системе WebTutor.


Следует отметить, что как так называемого модуля адаптации в системе WebTutor нет. Для автоматизации этого процесса используются модулей управления знаниями, оценки, развития карьеры и управления кадровым резервом.


Давайте проясним, что под адаптацией мы понимаем:
  1. адаптацию нового сотрудника компании,
  2. введение ранее работающего сотрудника в новую должность,
  3. подготовка перспективного сотрудника (резервиста) к работе в будущей должности.


Во время адаптационного периода зачастую решается четыре основные задачи:
  1. ознакомление с различной информацией,
  2. обучение (очное, онлайн, смешанное),
  3. контроль знаний (имеющихся и полученных в процессе адаптации),
  4. постановка целей на период адаптации и проверка их выполнения.


В разных отраслях и для разных категорий сотрудников могут быть различные адаптационные задачи. Где-то это будет только ознакомление и обучение, а где-то все четыре задачи.


ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ИНФОРМАЦИЕЙ


Наиболее часто в процессе адаптации сотрудник ознакамливается с разнообразной информацией, которая представлена на корпоративном или учебном портале компании в виде специального “Раздела для новых сотрудников”.


Ознакомительный материал может быть просто выложен на портал в виде файлов или ссылок на внутренние или внешние ресурсы. А может быть предоставлен определенным типовым должностям сотрудников по определенным описанным в системе правилам. Например, для каждого нового кассира назначаются некие специфические для него инструкции, книги, нормативные документы и так далее. При этом возможно настроить так, чтобы в зависимости от должности (уровня доступа) на учебном портале отображались те или иные материалы. Например, инструкцию для наставников видят только те сотрудники, которые прошли соответствующую сертификацию. Или, например, новым руководителям доступны 3 ознакомительных раздела портала, а всем остальным новым сотрудникам - 2.


С помощью инструментов WebTutor можно автоматизировать такие процессы, как:

  • отправка приветственного сообщения новому сотруднику,
  • напоминание руководителю о новом сотруднике в системе,
  • контроль ознакомления (через модуль “Управление знаниями” или через статистику просмотра страниц книги, слайдов курса),
  • управление списками рекомендованной литературы.

adapt1.png

adapt3.png

Примеры информационных страниц для новых сотрудников, реализованных в системе WebTutor

adapt1-1.png

Пример виджета рекомендованной литературы в системе WebTutor

Помимо информирования о различных процессах, правилах и моментах, касающихся обучения, можно рассказать сотруднику о его коллегах и возможностях карьерного роста.

adapt2.png

Пример виджета для знакомства с коллегами, реализованного в системе WebTutor 3.4

adapt9.png


Пример карьерного дерева, реализованного в системе WebTutor


ОБУЧЕНИЕ

Наиболее часто в период адаптации используются инструменты для организации дистанционного обучения с автоматическим назначением электронных курсов. В системе WebTutor существуют два инструмента реализации этого процесса:
  • назначение курса для определенных пользователей (должностей, групп, стажа работы),
  • описание обязательного обучения (дистанционных, очных форматов, а также тестов) для типовых должностей, групп должностей, групп подразделений и так далее, в зависимости от поставленных целей, и последующее автоматическое назначение курсов по описанным критериям.

Также с помощью панели руководителя можно делать назначения вручную. Например, найти всех необученных сотрудников определенной должности за определенный период, и назначить им курс.

adapt4.png


Пример назначения электронных курсов вручную

Система WebTutor позволяет автоматизировать и очное обучение, хотя тут задача посложнее.

С целью организации тренингов, семинаров можно использовать те же самые инструменты для описания обязательного обучения с помощью типовых должностей, групп, семейств должностей, групп подразделений.

С помощью инструментов WebTutor можно автоматизировать такие процессы в организации очного обучения, как:
  • генерация заявок по обязательному обучению,
  • генерация индивидуальных учебных планов по обязательному обучению,
  • уведомления о назначенных очных мероприятиях,
  • автоматическая запись на мероприятия (важно продумать формирование календаря мероприятий в зависимости от расположения тренинговых центров и рабочих мест сотрудников).
adapt10.png
Пример виджета рекомендуемого очного обучения по описанным правилам (модуль “Персонал” в карточках типовой должности или группы)

adapt11.png

Пример виджета рекомендуемого обучения для информирования руководителя и формирования заявок на обучение

adapt5.png

Пример визуализации адаптационной программы обучения с применением очных и дистанционных мероприятий


КОНТРОЛЬ ЗНАНИЙ

Проверка знаний в период адаптации может быть автоматизирована с помощью таких инструментов системы WebTutor:
  • автоматическое назначение тестов с помощью назначения для пользователей,
  • описание обязательного тестирования с помощью типовых должностей, групп должностей, групп подразделений,
  • назначение тестов по итогам курсов с помощью системных событий,
  • возможность организации адаптивного тестирования с привязкой отдельных вопросов по определенным компетенциям

ПОСТАНОВКА И ОЦЕНКА ЦЕЛЕЙ

Для  того, чтобы поставить цели на период адаптации и проконтролировать их выполнение, в системе WebTutor можно использовать такие инструменты, как:
  • автоматическое добавление пользователей в эталонную процедуру,
  • ручное добавление пользователей.

Эти процессы осуществляются по принципу оценки компетенций или ежегодной оценки в модуле “Оценка персонала”.

adapt7.png

Пример внешнего вида оценочной формы в модуле “Оценка персонала”

adapt12.png


Пример добавления сотрудников в процедуру оценки вручную

Описанные выше инструменты могут применяться как по отдельности, так и для реализации комплексной системы адаптации, в рамках которой решаются все четыре задачи: информирование, обучение, контроль знаний и постановка целей. То есть в системе WebTutor можно описать типовые программы адаптации с определенными задачами и последовательностью их выполнения. Делается это в модуле “Развитие карьеры”. При этом к описанной типовой программе адаптации могут подключаться наставники (автоматически или вручную).

adapt8.png


Пример реализации комплексного плана адаптации

adapt13.png


Пример информационного пространства для наставников

Обратите внимание, что на клиентском портале WebSoft можно найти готовые компоненты софта (агенты), которые помогут в автоматизации процедур адаптации:
  • уведомление руководителей о новых сотрудниках (с рекомендациями)
  • уведомление новых сотрудниках о возможностях и процедурах учебного портала,
  • автоматическое назначение курсов, тестов и подача заявок по плану деятельности (адаптации),
  • автоматическое назначение курсов, тестов, подача заявок и запись на мероприятия по типовой должности.

КЕЙС: посмотрите, как в компании “Четыре лапы” реализовали индивидуальные планы развития.



Читать дальше......

среда, февраля 15, 2017

Экспресс-автоматизация HR-процессов: Миф или реальность?

По материалам выступления компании WebSoft на форуме «ITHR Russia Forum 2016»


В конце 2016г. в Москве прошел 2-й Всероссийский форум «ITHR Russia Forum 2016». Мероприятие было сконцентрировано на вопросах, которые возникают в ходе взаимодействия IT - Бизнес - HR. Поэтому рассматривались подходы в управлении ИТ-персоналом, особенности взаимодействия с бизнесом и комплексная автоматизация HR-процессов.

Именно темой «Экспресс-автоматизация HR-процессов: Миф или реальность?» и выступил на форуме Алексей Корольков, генеральный директор компании WebSoft.

17.JPG


Опираясь на реальные кейсы,  Алексей предложил различные подходы к экспресс-внедрению систем HR-автоматизации и рассказал, чем придется пожертвовать и в какой степени. Иногда это может быть скорость внедрения, иногда цена, а иногда и качество проекта.


Исходя из опыта компании WebSoft,
  • классическое внедрение HR-автоматизации занимает 3-6 месяцев на 1 бизнес-процесс,
  • при экспресс-подходе этот период можно сократить до 1-2 месяцев на 1 процесс.


Классическое внедрение проходит по “водопадному” методу и включает такие этапы:
  1. Определение требований
  2. Проектирование
  3. Реализация
  4. Тестирование и отладка
  5. Инсталляция Поддержка


Экспресс-внедрение включает всего 2 этапа:
  1. Внедрение на основе типовых процессов
  2. Внедрение с помощью готовых блоков


Если типовой процесс не удается найти, то можно действовать так:
  • Упростить описание функциональных требований – сделать декомпозицию на отдельные задачи
  • Использовать для описания задач пользовательские истории (user story)
  • Найти необходимые user story в библиотеке готовых компонентов (где они должны быть)
  • Собрать свой бизнес-процесс из готовых компонентов

Например, так, как показано на схеме:


express.png


Но не все процессы одинаково хорошо подходят для экспресс-внедрения. К тому же, для такого подхода нужно «накопить» библиотеку из 300-500 готовых компонентов.


Экспресс-автоматизация НЕ лучший вариант для таких процессов, как:
  • Комплексные оценочные мероприятия
  • Работа с кадровым резервом
  • Формирование плана преемственности


А лучше всего подходят для экспресс-автоматизации такие процессы:

  • Подбор персонала на массовые позиции
  • Адаптация новых сотрудников
  • Дистанционное обучение
  • Обратная связь 360
  • Управление по целям



Читать дальше......

пятница, февраля 10, 2017

Развитие функциональных возможностей системы обучения в компании «Четыре лапы»

Внедряя e-learning, компании часто акцентируются на процессах, которые можно будет автоматизировать с помощью LMS (системы управления обучением) или, как ее еще называют, СДО (системы дистанционного обучения). И действительно, современные LMS позволяют быстро организовать обучение с помощью вебинаров, изучение электронных курсов и тестирование, провести быстрый наглядный анализ результатов и многое другое. Появляется возможность реализовать такие проекты, как комплексные программы стажировки и дальнейшие индивидуальные программы профессионального развития, которые назначаются автоматически в зависимости от должности сотрудника. И также появляется возможность управлять очным обучением сотрудников с помощью инструментов LMS.
В 2013 году в компании «Четыре лапы» было внедрено дистанционное обучение для 1500 сотрудников. На сегодняшний день активно используются 3 модуля:
  • СДО (система дистанционного обучения),
  • Учебный центр,
  • Вебинары.
Основной целью внедрения данного проекта была автоматизация процессов обучения: комплексное прохождение электронных курсов и тестов сотрудниками компании, организация очного обучения (формирование групп и учет тренингов), а также возможность проведения вебинаров. Для всех этих целей использовали систему WebTutor. Помимо основных внедренных модулей были реализованы и нестандартные проекты:
  • Индивидуальный план развития сотрудников (ИПР) и
  • Электронный план стажировки сотрудников (ЭПС).
Именно эти проекты мы и рассмотрим более детально.

Полная версия кейса на портале trainings.ru

Читать дальше......

среда, февраля 08, 2017

Как быстро перейти от очного обучения к онлайн-форматам?

Для того, чтобы грамотно перейти от очного обучения в виде тренингов к онлайн-обучению важны три момента: понимание стратегии обучения, выбор удобного инструмента для e-learning и адаптация имеющегося учебного контента.
На данный момент, комплексное обучение сотрудников внутри компании можно разделить на три типа:
1) Обучение только с помощью инструментов очного формата (тренинги, семинары, мозговые штурмы, фасилитации, наставничество);
2) Обучение преимущественно с помощью онлайн-инструментов (вебинары, электронные курсы, тестирование, игры, симуляторы, форумы, чаты, рассылки). Чаще эти компании склоняются к третьему типу, где хотя бы небольшой % занимает и очный формат;
3) Обучение с помощью смешанных форматов (очные+онлайн-инструменты).
Компании с обучением первого типа часто задаются вопросом «Как быстро перейти от очного обучения к онлайн?». Во втором случае бывает так, что компании резко отказываются от тренингов, выкладывают конспекты и презентации в электронном формате, проводят тестирование и засчитывают, что обучение прошло. Но многие компании, с приобретением опыта в e-learning, постепенно приходят к третьему типу и организуют blending learning, используя как электронные курсы/тесты, так и тренинги.
Давайте разберем, как быстро и эффективно модифицировать очное обучение в смешанный формат.
Стратегия
Первое, от чего отталкиваемся, это стратегия обучения. Она подразумевает, что в компании понимают несколько ключевых моментов:
1) Кого нужно обучать (целевые группы сотрудников, должности/стаж/резерв);
2) Чему обучать (профессиональные темы+общекорпоративное обучение+личностное развитие);
3) Когда обучать (в какое время и с какой периодичностью);
4) С помощью каких ресурсов обучать (стационарные ПК — личные или один на отдел, мобильные устройства, скорость интернета, требования безопасности сети);
5) С помощью каких инструментов обучать (очно или онлайн, в каких случаях и с помощью какого инструмента);
6) Как измерять эффективность обучения (замер результатов до и после обучения, сравнение показателей продаж/ошибок до и после обучения),
7) Кто ведет и развивает систему обучения (руководитель проекта, специалисты центра обучения, специалисты-эксперты в подразделениях, сами сотрудники, участие топ-менеджеров);
8) Чем регламентировано обучение (нормативные документы);
9) Как мотивировать людей на обучение;
10) Какие HR-процессы связаны с обучением.
Важно понять, что при переходе от очных форм обучения все эти пункты надо будет пересмотреть. Например, если сотрудников обучали только на тренингах, то придется проанализировать, у каждого ли сотрудника есть компьютер, если нет, то каким образом сотрудники смогут обучаться, в какое время, какие каналы связи в региональных подразделениях и смогут ли они принимать участие в вебинарах или смотреть видео-уроки. Необходимо прописать, в каком случае проводится тренинг, а для каких задач целесообразно разработать электронный курс, чтобы не возникало потом недоразумения. Также обязательно распределить зоны ответственности: кто администрирует систему обучения, кто назначает и контролирует обучение, кто разрабатывает контент, кто обучает тех, кто разрабатывает контент и так далее. Анализ стратегии обучения поможет понять, а действительно ли онлайн-обучение нужно в вашей компании и подойдет для ваших сотрудников и их темпа работы и навыков, которые надо получить. И второе, для чего нужен анализ — это найти место онлайн-инструментам в общей системе обучения сотрудников компании.
Инструменты
Самыми простыми вариантами перехода к онлайн-форматам (то есть к e-learning) могут стать:
Вариант 1. Использование бесплатных и имеющихся в компании инструментов для онлайн-общения (корпоративная почта, скайп, корпоративный сайт, Word, Excel, GoogleDocs и т. д.) + использование бесплатных (Moodle) или ограниченных по количеству участников LMS (систем управления обучением).
Вариант 2. Покупка LMS или аренда облачного решения системы управления обучением и/или платформы для проведения вебинаров (часто этот инструмент является одним из элементов LMS).
Оба варианта имеют свои плюсы и минусы. В первом, естественно, компания сэкономит на денежных ресурсах, получит опыт организации e-learning, но при этом потребуется значительное вложение временных и человеческих ресурсов. Во втором - компания сэкономит на сроках внедрения и скорей всего получит профессиональную помощь провайдера в плане стратегии внедрения LMS, но потребуется вложение денежных средств. Кстати, провайдеры LMS часто предлагают демо-версию своей платформы с ограничением количества учеников или времени использования версии, так что таким образом тоже можно получить опыт организации e-learning.
Контент
Когда компания переходит от тренингов к онлайн-инструментам, обычно уже есть некая база учебных материалов. Иногда, это даже не база, а набор файлов, инструкций, презентаций, книг, выложенных на корпоративный сайт. А иногда этот набор хранится на компьютере специалиста из центра обучения. Или нескольких специалистов. Или даже не только в центре обучения, но и разбросано по всей компании.
Самые простые способы перевести имеющийся контент в онлайн:
Шаг 1. Сразу оттолкнуться от концепции базы знаний, когда обучающим элементом может стать практически что угодно: доковский файл, инструкция, видео-запись диалога с клиентом, перечень вопросов и ответов, презентации продуктов, описание программных комплексов, нормативные документы, опыт лучших сотрудников и так далее.
Полная версия статьи на сайте trainings.ru

Читать дальше......

Какие HR-задачи можно автоматизировать с применением элементов геймификации?

Для любой из HR-задач - подбор персонала и адаптация, обучение, нематериальная мотивация, вовлеченность, корпоративная культура, оценка, карьерный рост - можно подобрать подходящую игровую механику. Рассмотрим на примерах.

1. Подбор персонала:
  • сделать вакансию в видео-формате или с применением интерактивных элементов,
  • оформить вакансию так, чтобы на это предложения о работе захотелось откликнуться,
  • возможность поделиться ссылкой на вакансию с другом, которому она идеально подойдет,
  • дать возможность поиграть в функционал той вакансии, на которую претендует кандидат.

2. Адаптация сотрудников:
  • создать для новичков интерактивный тренинг о ценностях компании, разместив его на внешнем сайте без дополнительного доступа,
  • предложить кандидату/новичку виртуальную экскурсию по зданию компании.

3. Корпоративная культура, повышение лояльности сотрудников:
  • отображение лидеров по продажам или по обучению на корпоративном портале,
  • возможность поделиться интересной публикацией с коллегой или отметить "лайком" понравившуюся статью на корпоративных ресурсах,
  • публикация "совета дня" на корпоративных ресурсах, в рассылках.

4. Карьерный рост, управление талантами:
  • визуализация карьерной лестницы сделает более прозрачным механизм карьерного роста и как результат - снизит текучесть персонала,
  • отображения места сотрудника на ней и подсказок о том, как подняться на ступеньку выше, повысит мотивацию.

5. Обучение:
  • интерактивные курсы, присвоение бейджей за успешное обучение, визуализации рейтингов обучения по подразделениям, рассылка дайджестов успеха с поощрением лучших - все это повысит мотивацию сотрудников к профессиональному развитию,
  • акцент на практической стороне обучения также повысит мотивацию и вовлеченность сотрудников. Это можно сделать с помощью интерактивных карт обучения, курсов на выработку навыка, привлечения экспертов для предоставления обратной связи учащимся с использованием элементов соц.сетей (статусы, лайки, форумы),
  • встраивая геймификацию в учебный портал, можно использовать не только электронные курсы, но и любые учебные активности (чаты, форумы, просмотры видео-записей, посещения определенных ресурсов, посты в блоге, опросы, голосования, благодарности, идеи). Таким образом, мы не просто даем для изучения один игровой курс, а погружаем сотрудника в постоянный процесс обучения на портале.

В целом, геймификация сгладит контрасты между интерактивными игровыми курсами и простым электронным контентом СДО в виде инструкций, книг, обычных слайдовых презентаций на учебном портале. Все курсы перевести в формат геймификации нецелесообразно. И дело не только в необходимости качественной разработки профессионалами, но и в том, что не для всех курсов нужны игровые элементы.

Как избежать сложностей при внедрении геймификации?

Для того, чтобы геймификация стала действительно эффективной, ее внедрение должно быть полноценным проектом. Не столько в плане бюджета, сколько в плане наличия менеджера и определения зон ответственности. Тогда задачами менеджера этого проекта будут:
  • показать серьезность проекта и его отличие от обычной социальной сети вовне компании,
  • правильно преподнести идеи геймификации,
  • гармонично соединить новый проект с существующими корпоративными стандартами,
  • постоянно следить за внутренней социальной сетью, которая будет частью системы геймификации; показывать примером, для какой цели создана эта среда и какие задачи решает,
  • помнить о необходимости получения постоянной обратной связи от игроков,
  • знать о том, что одна и та же игра надоедает, так как игрок учится обходить правила.

Цель геймификации заключается в улучшении и совершенствовании HR-процессов. Игровые механики помогут привлекательно представить эти процессы, усовершенствовать, сделать более вовлекающими. Важно помнить, что первоначально мы отталкиваемся не от инструмента, а от конкретного HR-процесса.

Читать дальше......