Websoft

пятница, марта 11, 2011

Внедрение системы дистанционного обучения – как не выкинуть деньги на ветер

Некоторое время назад я написал статью "Внедрение системы дистанционного обучения – как не выкинуть деньги на ветер" в слабой надежде, что кто-то из заказчиков ее прочитает прежде чем придет к нам для обсуждения внедрения.

И вот это счастливый момент настал. На днях мы получили запрос на предложение по поставке СДО, к которому прилагалась моя статья, скопированная в MS Word, с комментариями заказчика. Конечно в идеале хочется получать от заказчика полноценное Техническое Задание или точно специфицированные функциональные требования, но в 70-80% случаев их нет, т.к. заказчих считает, что ему сложно такой документ создать.

Пример ниже показывает, что если нет возможности подготовить ТЗ, то вполне можно описывать свои потребности опираясь на доступные в сети материалы или на опросники, которые мы как вендоры всегда готовы предоставить.
Текст ниже публикуется с разрешения компании. Курсивом выделен оригинальные текст статьи. Красным - комментарии потенциального заказчика к нему:

Внедрение системы дистанционного обучения – как не выкинуть деньги на ветер



Очень часто, при внедрении систем дистанционного обучения в крупных компаниях в России и СНГ, приходится слышать от основных заказчиков (как правило, руководителей подразделений, отвечающих в компании за обучение и развитие) что-то вроде: «Пожалуйста, не нагружайте меня вашими ИТшными терминами, проблемами и вопросами – просто поставьте нам программку и сделайте, чтобы она работала». После этого мне приходится объяснять, почему для успеха проекта дистанционного обучения в компании недостаточно просто «поставить программку» и что, собственно, должны совместно предпринять заказчик и внедренец для того, чтобы результат не разочаровал.


Внедрение системы дистанционного обучения (далее СДО) в большинстве случаев не тождественно установке программного обеспечения на сервер. Собственно установка программного обеспечения - только один из этапов рабочего процесса, выполняемого членами ИТ-команды проекта. А эта команда состоит не только из ИТ-специалистов.


Наши персональщики недавно подписали акт ввода в эксплуаатцию 1С:ЗУП (2-х годичный проект признанный бест практис в компании). Про коробку возможно кто-то вспомнит, но скорее в шутку.


Внедрение СДО - это проект на стыке нескольких подразделений компании: HR как основных заказчиков, IT, обслуживающих оборудование и инфраструктуру, и бизнес-подразделений, потребности которых с помощью системы будет обсуживать HR.


Первое, что должен понять заказчик, что нужно разделять внедрение СДО как универсального программного решения и создание или приобретение учебных материалов (контента). Далее, я буду говорить именно о внедрении системы, хотя тема выбора или разработки контента, безусловно, также очень интересна.


Контент - это конечно более сложная часть для нас, чем ПО и инфраструктура. У нас специфичное производство. Производственные специалисты перегружены основной работой, вряд ли среди них мы найдем много технических писателей и дизайнеров в душе для разработки контента.


На этапе планирования очень важно понять, кто будет аудиторией проекта – сотрудники компании, работающие в корпоративной сети, или более широкая аудитория – партнеры, стажеры, клиенты и т.п. Понимание аудитории определяет, будет ли система доступна из сети Интернет, могут ли в ней размещаться закрытые материалы, будет ли система использоваться на принципах аренды или будет приобретена в собственность.


На первом этапе – внутренние сотрудники через Интранет.


Большинство крупных российских компаний разворачивают СДО для своих сотрудников в корпоративной сети. Доступ к таким системам из-вне невозможен. Такие системы, как правило, весьма тесно интегрируются с ИТ-инфраструктурой заказчика (системой кадрового учета, корпоративной почтовой системой, системой учета пользователей, системой электронного документооборота и т.п.).


Некоторые компании делают системы доступными из сети Интернет, что позволяет сотрудникам проходить обучения из дома, а также подключать удаленные филиалы, не имеющие доступа к корпоративной сети. В последнее время все больше проектов, в которых СДО используются для обучения партнеров и клиентов.


Структура компании следующая:
1. АУП в г. Когалым
2. Несколько производственных подразделения в г.Когалым, Покачи, Урай
3. Производство работ на месторождениях (буровые бригады), всего порядка 70 буровых бригад
4. До каждой буровой бригады есть спутниковый канал передачи данных VSAT, ПК в буровых бригадах имеют доступ в Интранет.
5. Общая численность предприятия – порядка 6000 …7000 человек
6. В г.Когалым есть собственный УКК (Учебно-курсовой комбинат), занимающийся очным обучением различных специалистов в лабораториях и дисплейных классах, ЛВС УКК интеграрована в СПД.
7. Специфическая особенность – большинстро основных производственных специалистов в бурении работают вахтовым методом – месяц через месяц. Работники АУП – как правило работают по пятидневной рабочей неделе.
8. Инфраструктура передачи данных в общем пригодна для проекта СДО, на 2011 год запланировано расширение каналов и прочих узких мест.


Не менее важен масштаб проекта – кто будет работать в системе: все сотрудники компании или отдельные ее подразделения.


Приоритеты не ясны, это сфера HR и УКК, но основной вектор, видимо, должен быть на производственных, узких специалистах. Базовые курсы, видимо, тоже могут быть нормально восприняты. Еще одна возможная сфера применения СДО – разбор и обучение на примерах инцидентов (аварий) в производстве.
Возможно, производственники предложат на первом этапе сделать учебный курс из какого-то своего регламента.


От масштаба проекта будет существенно зависеть:


- стоимость оборудования и базового системного программного обеспечения – при крупных внедрениях HR-специалистам придется выучить такие слова, как «кластер», «сервера приложений и СУБД» и другие технологические решения, позволяющие обрабатывать одновременные запросы тысяч пользователей.


Количество пользователей On-line в нас будет в пределах 100, максимум 200.


- стоимость лицензий (если выбрано программное обеспечение с лицензированием по количеству пользователей). Здесь стоит отметить, что у большинства российских разработчиков, в том числе и у нашей компании, стоимость программного продукта от количества пользователей не зависит. А вот для западных продуктов это как правило не так


- стоимость интеграции с ИТ-инфраструктурой – у крупных, территориально распределенных компаний, зачастую, существует множество систем учета кадров и пользователей, различаются подходы к информационной безопасности в разных филиалах


Кадровый учет реализован на 1С:ЗУП во всех подразделениях. Почтовая система – только Lotus. СЭД – БОСС-Референт, проект в процессе, внедряет наш ЦАУ, плановый срок окончания – 2011.


- затраты на коммуникации - позволят ли каналы филиала на Чукотке просматривать учебный видео-фильм? Смогут ли одновременно 20 пользователей одного офиса принять участие в вебинаре по существующим каналам связи?


Зависит от конктерной площадки компании. Нужно оценивать исходя из требований со стороны СДО.


Для того, чтобы подготовить план реализации проекта, крайне важно ответить на вопрос о том, чего мы хотим добиться с помощью системы дистанционного обучения – систему какого масштаба, с точки зрения набора автоматизируемых бизнес-процессов мы хотим построить.


Вот мой типичный диалог с заказчиком:


Уровень компетентности наших сотрудников в сфере СДО не высокий.


- Вы хотите только СДО?


- А что еще что-то бывает?


- Возможно вы также хотите построить учебный портал, автоматизировать деятельность учебного центра в части сбора и анализа потребностей в обучении, формирования бюджета и плана учебных мероприятий, информирования сотрудников, сбора обратной связи, анализа эффективности?


Учебный центр есть , на вряд ли они заинтересуются возможностью автоматизации своей рутины, у них в штате порядка 4 человек администрации, им проще руками


- А это возможно? Ну, тогда именно это мы и имели в виду!


- А индивидуальные учебные планы у Вас, случайно, формируются не в ходе процедуры периодической оценки персонала по компетенциям? Они должны учитываться в системе?


Не слышал, что у нас оценивают персонал по компетенциям,


- Ну конечно, и они нам очень важны!


- А автоматизация заполнения оценочных форм и индивидуальных планов обучения Вам нужна?


Не слышал про индивидуальные планы обучения в компании, мне кажется это может касаться только «целевые группы» по нашей практике.


- Надо подумать, очень может быть…


- Кстати, вы понимаете, что СДО это инструмент для создения и управления электронными учебными курсами, которые сотрудник проходит в индивидуальном режиме. А для обучения в режиме реального времени нужны другие инструменты, такие, например, как вебинары.


Безусловно, нужно пояснить, какие формы СДО существуют и что из себя представляют. Думаю, в наших условиях можно получить отдачу от всех форм СДО (в случае успешного проекта).

- Да, разумеется вебинары нам очень помогут для наших филиалов!


Так, всего за 4-5 вопросов, выясняется, что говоря о внедрении СДО, заказчик может иметь в виду существенно более комплексный проект, включающий в себя и автоматизацию деятельности корпоративного учебного центра и автоматизацию процедур оценки персонала и подбор и адаптацию новых сотрудников и управление кадровым резервом и.т.п.


Безусловно, и HR служба и производственные службы может многим заинтересоваться.


Заказчику нужно определить цели проекта – четкие и достижимые и на их основе, совместно с внедренцем системы определить этапность проекта. Слишком большие, с точки зрения автоматизируемой функциональности, проекты, имеет смысл разбивать на этапы с четко прописанными измеримыми результатами.


Если мы дойдем до проекта, цели безусловно будут изложены в проектных документах.


Например:


Этап 1 – установка системы, интеграция системы с системой кадровгого учета компании, организация доступа к учебному порталу для всех сотрудников в корпоративной сети. Открытие доступа на учебном портале к адаптационному курсу для новых сотрудников (создаем его сами) и 3 «коробочным» курсам по ИТ. Срок реализации – 2.5 месяца от начала проекта


Этап 2 – автоматизация процедуры сбора заявок на обучение, создание 10 курсов по продуктам и стандартам компании, создание 20 профессиоанльных тестов, проведение аттесатции. Срок реализации – 6 месяцев от начала проекта


Этап 3 – автоматизация процедуры ежегодной оценки. Срок реализации – 10 месяцев от начала проекта


Нечего добавить .…


Разбиение проекта на этапы с понятным результатом, полезность которого для компании очевидна, позволяет продемонстрировать успешность работы HR-подразделения, привлечь внимание к постоянно развиваемому ресурсу (учебному порталу), возможности которого возрастают от этапа к этапу. В противном случае, в погоне за реализацией в комплексном проекте всего и сразу, можно потратить месяцы и годы и утратить доверие менеджмента.


Как и в любом проекте, на успех реализации при внедрении СДО влияют сроки, бюджет и ресурсы.


Основываясь на своем опыте внедрения СДО в более чем 200 компаниях, я могу сказать, что в среднем от старта проект до открытия учебного портала, в который может зайти любой сотрудник компании и который при этом не пуст – т.е. содержит какой-то полезный контент, проходит 3-4 месяца. Этот срок может больше, если компания ориентируется исключительно на учебный контент, разработанный собственными силами или несколько меньше, если речь идет в основном о «коробочных» курсах. Проекты комплексной автоматизации HR-функций (подбор и адаптация, очное и дистанционное обучение, оценка, кадровый резерв) продолжаются не менее 9 месяцев. Сравните это с 3-4 часами, которые требуются на «установку программки».


Всегда очень сложно говорить о сроках в общем. Реально удачные крупные (для нас) ИТ проекты на все наши подразделения (6000 чел) длились в среднем по 2 года (имеются в виду проекты по автоматизации бизнеса, а не по автоматизации инфраструктуры).


При внедрении СДО в компании как правило используются уже существующие ресурсы (каналы связи, компьютеры обучаемых, ранее внедренные программные продукты, такие как система кадрового учета), поэтому ключевой для успеха проекта ресурс - команда проекта.


Важные моменты при формировании команды:


- ИТ-служба должна предоставить координатора проекта. Если его не будет, то внешний внедренец системы может разбить себе лоб о противоречия между системными администраторами, сетевиками, информационными безопасниками и администраторами прикладных систем


У нас есть достаточный опыт реализации организационно сложных ИТ проектов.


- у проекта должен быть владелец – я наблюдал десятки проектов, на запуск которых ушло в 2-3 раза больше времени чем планировалось, из-за того, что со стороны основного заказчика (HR) не было выделено руководителя проекта, обладавшего достаточным ресурсом времени и полномочиями


Как и в большинстве проектов – это вопрос весьма творческий и применительно к сфере СДО для компании ясности нет. Могут быть проблемы, возможно удастся построить работающую команду проекта, возможно она будет не очень эффективна.


- нужно не забыть включить в команду проекта всех, кто в нем заинтересован или будет принимать участие в согласовании работ на различных этапах. Например, дизайн учебного портала как правило согласует служба внутренних коммуникаций или маркетинг


Мы главным образом производственное подразделение, упомянутых служб у нас просто нет.


- внешние внедренцы СДО (зачастую разработчики системы) должны обладать реальным опытом внедрения системы в организациях похожих на вашу бизнесом, масштабом, территориальной распределенностью. Причем 3-5 проектов как правило недостаточно. Реальный опыт приходит после реализации многих десятков проектов


Ниже перечислен ряд задач, которые как правило решаются в рамках внедрения СДО. Во второй колонке указаны участники команды проекта, задействованные на этих этапах:
 Обратите внимание на последний этап - продвижение ДО в компании. Не всегда формальное открытие учебного портала приводит к массовому интересу к нему со стороны сотрудников. Важно заинтересовать в системе как конечных пользователей (обучаемых), для чего компании используют рассылки, плакаты, публикации в корпоративной прессе, так и внутренних заказчиков. Для последних необходимо проводить семинары, готовить материалы, объясняющие им как использование новых технологий (электронных курсов, вебинаров) поможет решить их задачи по запуску новых продуктов, оптимизации бизнес-процессов и т.п.



Безусловно, любую новую технологию управления нужно вживить в бизнеспроцессы организации, обеспечить режим поддержки (в широком смысле) до момента, пока все в организации не решат, что именно так и должно быть


И последнее – завершение проекта по внедрению СДО в компании одновременно является началом реальной жизни СДО в компании. А в реальной жизни все течет и изменяется , либо умирает. Поэтому не стоит забывать о том, что внедренную систему необходимо поддерживать и развивать.


Поддержка системы весьма многопланова:


- техническая поддержка каналов и оборудования со стороны ИТ


- техническая поддержка программного обеспечения со стороны поставщика решения, обновление версий системы


- поддержка интеграции СДО с постоянно изменяющейся ИТ-инфраструктурой компании (новые версии операционных систем, систем учета пользователей, внедряемые ERP, новые каналы связи т .п.)


- поддержка пользователей СДО (как техническая со стороны ИТ, так и содержательная со стороны владельцев Портала)


- наполнение системы контентом, поддержание контента в актуальном состоянии, обновление версий


Один из ключевых моментов проекта.


- экспертная поддержка учебных материалов со стороны бизнес-подразделений


Один из ключевых моментов проекта.


- обучение новых пользователей системы


Подводя итоги я бы хотел еще раз подчеркнуть свою основную мысль, что внедрение системы дистанционного обучения в компании это серьезный многоплановый проект, а не просто «установка программки». Это проект будет успешен только в случае если основной заказчик выделит , будет готов выделить на него достатотчно количество ресурсов, сформулировать четкие и измеримые цели проекта.

1 комментарий:

Анонимный комментирует...

мне понравился такой заказчик :)