Websoft

вторник, сентября 19, 2017

Цикл статей “Управление знаниями”. 2. Продажа идеи внедрения базы знаний.

Автор: Марина Литвинова

Если вы не знаете, с какой стороны подойти к продаже идеи внедрения базы знаний, то подумайте над тем, кому и какие преимущества этого проекта будут интересны.

Что дает база знаний топ-менеджерам компании?
  1. Обеспечивает аккумуляцию и сохранность знаний, поэтому можно не опасаться того, что при увольнении сотрудник унесет часть информационного капитала компании,
  2. Дает легкий доступ к знаниям для новичков компании в едином формате, то есть база знаний даст стандартизированное для всех обучение с помощью одних и тех же регулярно обновляемых учебных материалов, а это позволит сотруднику “быстро” приступить к своим функциям.
  3. Создает культуру обучения в компании, а значит способствует развитию сотрудников, совершенствованию бизнес-процессов, генерации новых идей и повышению эффективности работы, что позволит компании занять лидирующие позиции на рынке.

Что дает база знаний сотрудникам компании?
  1. Позволяет оттачивать наиболее важный навык современного человека  - постоянное обучение и развитие - без которого невозможно представить успешного востребованного специалиста. Развейте иллюзии сотрудников о том, что можно работать в одной профессии на протяжении длительного периода и при этом быть успешным.
  2. Дает возможность найти свои сильные стороны и развить их. Например, адаптивные траектории в базе знаний порекомендуют сотруднику, что нужно изучать, исходя из результатов тестирования, пройденных курсов и выбора актуальных для него тем. А это в свою очередь снова ведет к самореализации, повышению экспертности и профессиональному росту.
  3. Создает профессиональный имидж и хорошую репутацию для сотрудников, которые вносят свой вклад в базу знаний и делятся опытом. Таким образом в компании “вырастают” наставники, тренеры, преподаватели и будущие руководители структурных подразделений. Сотрудник имеет возможность полностью сменить свою сферу деятельности, если, например, обнаружил талант к обучению, либо же быстро продвинуться по карьерной лестнице.

Что дает база знаний отделу обучения?
  1. Создает единое учебное информационное пространство и тем самым подталкивает искать новые знания только на этом ресурсе. База знаний выступает и как аккумулятором контента, и как проводником-гидом по другим внутренним и внешним ресурсам. Удобство использования базы и возможность применения социальных и игровых элементов будет привлекать сотрудников, подталкивать к обучению, обмену и оценке просмотренного контента.
  2. Структурирует и автоматизирует учебный контент. Преимущество в первую очередь касается сбора, хранения и распространения информации, которая ранее была разрознена, не всем доступна либо неактуальна. Теперь весь контент будет в единой базе, что упростит управление e-learning проектом, в каком бы наборе инструментов он не существовал в компании.
  3. Позволяет удобно строить траектории обучения. В отличие от LMS, в базе знаний содержится большое количество простых элементов знаний (документы, видео-файлы, схемы, советы), которые можно использовать в исходном виде без преобразования к электронные курсы. То есть, если вам нужно назначить менеджеру по продажам электронный курс, тест, вебинар, книгу, сборник советов, памятку продажника и подборку видео-сюжетов на тему лучших практик, это можно легко реализовать без необходимость оформлять все в единый курс. Просто пропишите траекторию обучения от А до Я.

“Пилот” для базы знаний

Пробуйте внедрение идеи управления знаниями на небольших пилотных проектах. Подключите наиболее заинтересованных сотрудников и попробуйте создать мини-базу знаний для некой конкретной специальности, например, для специалистов call-центра. Соберите и систематизируйте информацию, дайте парочку простых инструментов для обмена и генерации новых знаний. Отслеживайте динамику использования нового ресурса и собирайте обратную связь. Такой вариант развития события может стать отличным тест-драйвом будущей общей базы знаний и послужит дополнительным аргументов в пользу внедрения.

И помните, что база знаний будет в компании востребована только в том случае, если данный проект синхронизируется с бизнес-целями и логично вписывается в тайминг для проведения обучения. То есть, когда возникает задача, например, обучить всех сотрудников новому продукту в определенный срок, то первое, что должны вспомнить инициаторы обучения - это база знаний. И с другой стороны, когда сотруднику требуется быстрая информация для выполнения своих функций, его первым действие должно стать посещение базы знаний.


КЕЙС: Электронная база знаний и современные e-learning-тренды на учебном портале для госслужащих

Читать дальше......

четверг, сентября 14, 2017

Цикл статей "Вопросы HR- автоматизации для новичков". Какие учебные процессы можно автоматизировать с помощью LMS?


Есть люди, понимающие и использующие функционал LMS, который помогает автоматизировать различные учебные процессы. Есть те, кто не знают или не используют это по различным причинам. Например, нет инструкций или нет желания переучиваться. Но сейчас невозможно эффективно управлять e-learning проектом, если вы не используете автоматизацию, потому что наверняка вы затрачиваете больше времени, чем хотелось бы, совершаете повторяющиеся действия или испытываете сложности с анализом больших объемов информации.


Возможно, для кого-то это станет открытием, но, имея LMS, многие ваши действия, как администратора системы или менеджера обучающих планов, можно упростить или отдать на выполнение программе. Нет необходимости вручную подключать набор курсов для каждого вновь пришедшего сотрудника, предоставлять доступы для входа на учебный портал или назначать тесты для повторного прохождения. Это, и многое другое, умеет LMS.


Если вы только планируете покупать LMS или используете имеющуюся систему не в полную силу, узнайте детально о функционале, который поможет вам автоматизировать обучение на различных этапах:
- анализ потребности в обучении (сбор заявок, анкетирование, самозапись),
- формирование программ обучения (подключение набора учебных мероприятий в соответствии с должностью, функционалом, компетенциями сотрудника),
- прохождение обучения (возможность самостоятельного повторного заказа курсов и тестов в случае технического сбоя или при желании поднять оценку, информирование о назначенном обучении и напоминание о нарушенных сроках тестирования, поздравление с успешным завершением курса, генерация сертификата),
- анализ результатов обучения (использование различных фильтров, визуализированных графиков и dashboards для быстрого анализа пройденных учебных материалов, предоставление доступов для просмотра статистики руководителями).


Помимо базового функционала, который автоматизирует основные этапы обучения, современная LMS также может:
- эффективно управлять контентом (загружать курсы и тесты из обменных файлов и специальных форматов типа SCORM, помогать в обновлении информации через информирование ответственных и календарь изменений),
- интегрироваться с различными системами (например, с HR-системой для обмена информацией о новых и уволенных сотрудниках, смене должностей, наступлении отпусков сотрудников или зачислении в кадровый резерв),
- рекомендовать сотруднику различные учебные материалы, исходя из его запросов и результатов пройденных курсов, тестов, вебинаров, тренингов и других мероприятий, а также проводить адаптивное тестирование,
- управлять очным обучением (собирать заявки, формировать группы, вести учет проведенных тренингов),
- предоставлять ограниченные доступы к определенным курсам, разделам библиотеки и даже к различным версиям учебного портала,
- собирать и анализировать обратную связь от пользователей LMS,
- автоматизировать планы развития, планы преемственности и программы для кадровых резервистов, связывая назначенные учебные мероприятия с оценкой, компетенциями и различными описанными HR-процедурами.


Как видите, с помощью автоматизации можно значительно облегчить свою работу в управлении e-learning проектом.


Но, как быть, если пока в компании нет LMS, если ее функционал на данный момент по каким-то причинам ограничен или же в отделе обучения нет четкого понимания того, что нужно автоматизировать в первую очередь. Тогда можно начать с шаблонов, которые помогут найти повторяющиеся действия, часто задаваемые вопросы, типичные отчеты и так далее. Такие действия нужно стандартизировать и оформить в удобном для использования виде:
- шаблоны курсов будут особенно полезны, если в компании есть свой штат внутренних разработчиков, не относящихся к отделу обучения (стандарт содержания курса, стандарт дизайна, шаблоны слайдов, примеры отдельных частей курса, рекомендуемые форматы для различных типов курсов),
- шаблоны анкет (обратная связь по курсу/вебинару/тренингу, сбор мнений портале, запрос на обучение),
- шаблоны отчетов (отчет о работе LMS за определенный период времени, отчеты по результатам обучения для различных целей),
- шаблоны ответов на типичные вопросы (FAQ),
- шаблоны для регулярных выпусков новостей, рассылок и прочих PR-кампаний,
- шаблоны документов (запросы на создание и размещение учебных материалов, приказы о назначении обучения, о подведении итогов, шаблоны планов обучения и отчетов по ним, шаблоны тех.заданий),
- шаблоны презентаций о возможностях обучения и развитии e-learning проекта (для совещаний и для новых пользователей)


Кстати, шаблоны не только стандартизируют учебные процессы, но и сохранят базу знаний для преемников в отделе обучения. Нередко можно встретить ситуации, когда человек внедрил e-learning и ушел из компании, а вместе с ним исчезло понимание того, как обучали, как настраивали и развивали e-learning. Когда процессы прописаны и автоматизированы, уменьшается риск того, что e-learning проект может быть приостановлен или закрыт из-за ухода менеджера внедрения.


Все эти шаблоны впоследствии можно будет описать в LMS и значительно упростить свою работу. Только представьте, что новостные рассылки можно будет отправлять не вручную, а нажатием на кнопку "отправить". Целевую аудиторию для обучения можно будет выбирать с помощью удобного дерева подразделений, отфильтровав сотрудников по названию должности, подразделению или стажу работы. А руководителям больше не нужно будет по индивидуальному запросу готовить выборку с результатами обучения их сотрудников, потому что для этой цели в LMS будут существовать dashboard - визуализированная статистика, обновляемая в онлайн-режиме. И это не фантастика, а полноценная реальность в управлении корпоративным обучением.


Посмотрите, какие процессы автоматизируют клиенты компании WebSoft с помощью системы WebTutor:


Также читайте:

Читать дальше......

вторник, сентября 12, 2017

Цикл статей “Управление знаниями”. 1. Что такое knowledge management?

Автор: Марина Литвинова

Понятие управления знаниями (knowledge management) появилось относительно недавно, а сама эта тема неразрывно связана с мотивацией к обучению, созданием культуры саморазвития и обмена опытом в компании. Если подключить к этому и современный тренд на получение информации через смартфоны, то появляется еще и тема мобильного обучения. Поэтому понятие knowledge management достаточно обширное и включает в себя целый ряд знаний и навыков, которыми должен обладать менеджер e-learning-проекта, для того, чтобы внедрить в компании базу знаний. Примером базы знаний может служить “Википедия”, принципы которой применимы и в корпоративной среде обучения.

Следует отметить, что управление знаниями это целая система мероприятий, направленных на сбор, систематизацию, распространение и обмен знаниями в компании. То есть мы говорим не только о том, что нужно организовать все имеющиеся электронные курсы и документы в едином информационном пространстве. Все гораздо глубже.

Иногда создание базы знаний в компании становится логическим развитием ранее работающей системы дистанционного обучения. На мой взгляд, такой вариант возможен, если СДО была внедрена достаточно давно, когда еще не говорили про knowledge management и/или у команды внедрения не было необходимых навыков формирования базы знаний.

Если вы будете внедрять e-learning прямо сейчас, то концепция управления знаниями должна занять свое законное место в общей стратегии e-learning-проекта. Обратите внимание на то, что компания Deloitte назвала управление знаниями ключевым трендом в обучении на 2016 год. И в настоящее время невозможно представить современную эффективную систему обучения без базы знаний, особенно если мы говорим о крупной компании с большой численностью сотрудников и с регулярным обновлением состава новичков.

Как и любой проект, внедрение базы знаний должно начинаться с предварительного анализа потребности в таком инструменте (опроса сотрудников, анкетирования руководителей) и представления стратегии управления знаниями в виде “живого” хорошо визуализированного доклада для топ-менеджмента.

Стратегия базы знаний, которая описывает внедрение и реализацию данного проекта, должна включать ответы на основные вопросы:
  • по каким причинам было принято решение о внедрении и какие цели преследует проект,
  • какие преимущества дает внедрение базы знаний в компании,
  • каким образом будет осуществляться внедрение и что будет включать каждый из этапов,
  • кто будет входить в команду проекта, какими будут зоны ответственности (методология, техническая поддержка, маркетинговое сопровождение, размещение учебных материалов, администрирование базы знаний и т.д.),
  • какая информация и по каким принципам будет размещаться и генерироваться на ресурсе базы знаний,
  • какие доступы и по каким принципам будут предоставлены пользователям базы знаний,
  • какими ресурсами будет поддерживаться функционирование базы знаний после внедрения.

Важный момент: вы не сможете централизованно управлять знаниями, если при наличии единой базы знаний в компании будут существовать другие ресурсы. Например, отдельный сайт для юридического департамента или гугл-папка с инструкциями для кассиров. Поэтому во время разработки стратегии предусмотрите тот факт, что база знаний станет единой точкой входа для всех информационных ресурсов. Если тот же юридический департамент по-прежнему пожелает иметь свой собственный ресурс, тогда можно будет предложить доступ к персональному разделу базы (возможно, даже ограниченный, если в этом есть необходимость).

При переходе к концепции управления знаниями компаниям, у которых уже есть большое количество обучающих материалов, придется пересмотреть их формат. То, что было допустимо для изучения в формате электронного курса, может не подойти для базы знаний. Это, в первую очередь, коснется больших по объему учебных материалов, которые будет сложно использовать как отдельные элементы, если не разбить их на модули и подтемы. В целом, переход к базе знаний означает и переход к микрообучению: теперь практически каждый учебный элемент должен представлять собой пазл, который легко использовать множество раз, присоединить к нужным программам обучения и при этом быстро обновить в одном месте.

К тому же, база знаний по своей концепции это тот самый инструмент, который может понадобиться в любое время в любом месте и на любом устройстве, а значит, он должен отвечать мобильности пользователя. Поэтому следует проанализировать, как часто сотрудники пользуются мобильными устройствами именно с целью профессионального обучения и насколько нуждаются в подобном инструменте. Несомненно, при наличии потребности и удобного мобильного сайта или приложения, использование базы знаний будет весьма востребованным именно в таком мини-формате.


КЕЙС: Переходим от классической СДО к системе управления знаниями (Спортмастер)

Читать дальше......

вторник, августа 15, 2017

Цикл статей "Вопросы HR- автоматизации для новичков". Какое решение выбрать для системы обучения: облачное или серверное?

Внедряя систему обучения, заказчик может выбрать один из двух вариантов: облачное решение или установка системы на собственных серверах. Рассмотрим плюсы и минусы каждого из решений.

1. Установка системы на собственных серверах компании.

Плюсы:
  • возможность использования системы просто из корпоративной сети, даже для тех пользователей, которые не имеют доступ в интернет,
  • высокая степень безопасности,
  • возможность интеграции с информационными системами, доступными только из корпоративной сети, например, система кадрового учета, системы учета пользователей, системы электронного документооборота,
  • разовые инвестиции в ПО,
  • отсутствие регулярных лицензионных платежей.

Минусы:
  • необходимость поддержки дорогостоящего оборудования,
  • выделение постоянных IT-ресурсов для поддержки оборудования, каналов связи,
  • невозможность, в большинстве случаев, предоставления доступа к системе из интернета, в том числе, с мобильных устройств.

2. Облачные решения

Плюсы:
  • доступ из сети интернет,
  • быстрое развертывание,
  • отсутствие затрат на IT-специалистов,
  • возможность легкого масштабирования,
  • гибкая ценовая политика, зависящая от количества активных пользователей.

Минусы:
  • сложности с соблюдением закона о защите персональных данных,
  • регулярные платежи,
  • возможные ограничения на настройки системы под свои потребности,
  • отсутствие возможности интегрироваться с системами, доступными только из корпоративной сети,
  • невозможность управлять версиями используемого ПО, так как ПО зависит от вендора.


Посмотрите, как наши клиенты используют серверные и облачные решения для системы WebTutor:

Читать дальше......

понедельник, августа 14, 2017

7 шагов для выхода учебного портала в сеть интернет

На конференции «Е-Практика 2017» Райнур Хамидуллин, начальник отдела обучения и администрирования систем Бинбанка, рассказал о том, как учебный портал вывели за рамки корпоративной среды. Этот опыт уникален тем, что для банковской сферы решение вопросов безопасности при открытии тех или иных ресурсов вовне всегда является достаточно сложным. Конечно, это связано с рисками потери данных и мошенничества. И, в тоже время, каждая современная организация понимает необходимость предоставления сотрудникам непрерывного обучения. Наш ритм жизни диктует новые условия для получения знаний, которые не могут быть привязаны только к корпоративному учебному порталу на рабочем месте. Назначенный курс или тест должен стать доступным для изучения в любое время и в любом месте: на работе, в транспорте, дома или в кафе. Там, где сотруднику это удобно. Именно поэтому корпоративные учебные порталы постепенно выходят в интернет. Как именно это происходит, читайте далее в кейсе.
  • Компания: Бинбанк.
  • Год реализации проекта: 2016—2017.
  • Период функционирования проекта: 1 год.
  • Задача проекта: дать возможность непрерывного удобного мобильного обучения для сотрудников банка в любое время и в любом месте.
  • Реализация проекта: создание дополнительного внешнего учебного портала в DMZ с настройкой передачи данных между двумя порталами.
Год назад на конференции «Е-Практика 2016» Райнур Хамидуллин уже рассказывал об этом проекте. На тот момент он только стартовал. Сейчас, спустя некоторое время, можно не только подытожить основные шаги для реализации подобного проекта, но и наметить дальнейшие планы развития.
Рассмотрим последовательно на примере кейса, что нужно сделать для того, чтобы вывести портал в интернет.

Читать дальше......

вторник, августа 08, 2017

Цикл статей "Вопросы HR- автоматизации для новичков". Что должна уметь современная LMS?

Современная система управления обучением должна обладать развернутым функционалом, охватывая не только область дистанционного обучения, но управление очным обучением, управление компетенциями сотрудников, оценку компетенций, управление знаниям.

Современная LMS-система должна уметь:
  • создавать, загружать, конструировать электронный учебный курс,
  • создавать, назначать, запускать тесты,
  • создавать библиотеку учебного видео,
  • создавать электронную библиотеку курсов и книг, медиатеку,
  • использовать в качестве учебных материалов любые информационные ресурсы сети интернет,
  • позволять интегрироваться с внешними провайдерами электронного контента (электронные книги, видео, интерактивные курсы и т.п.),
  • проводить вебинары,
  • поддерживать международные стандарты (SCORM, AICC, Tin Can API, cmi5, instead qti)
  • конструировать модульный учебные программы из загруженных систему электронных учебных материалов,
  • описывать правила автоматического назначения электронных учебных курсов и модульных программ для сотрудников с различными должностями и другими атрибутами,
  • предоставлять удобный интерфейс для просмотра и анализа результатов обучения,
  • предоставлять удобный интерфейс для управления процессом обучения руководителям и hr-специалистам,
  • анализировать результаты обучения, независимо от формы проведения, формировать готовые и создавать собственные аналитические отчеты.

С точки зрения управления очным обучением система должна уметь:
  • ввести каталог учебных программ (внешних, внутренних, очных, электронных),
  • предоставлять доступ к каталогу для различных категорий пользователей с учетом разграничения прав доступа,
  • собирать заявки на обучение,
  • организовывать процесс согласования заявок по различным маршрутам,
  • ввести базу данных преподавателей в обучающих организациях,
  • формировать план мероприятий, в том числе на основании ранее собранных заявок,
  • формировать индивидуальные планы развития,
  • конструировать матрицы обязательного обучения,
  • публиковать календарь мероприятий для просмотра различными категориями сотрудников,
  • формировать группы на учебные мероприятия на основе заявок пользователей,
  • управлять листами ожидания на мероприятия,
  • получать обратную связь от участников (подтверждение участия в мероприятии, заполнение анкет, сдача тестов, заполнение форм обратной связи)
  • вести учет, связанный с мероприятиями (загрузка данных преподавателей, посещаемость мероприятия, активность участников, оценки, затраты на проведение мероприятия, ученические договора, выданные сертификаты).

С точки зрения управления компетенциями система должна уметь:
  • описывать модель компетенций,
  • описывать связи между компетенциями и инструментами их развития (электронные курсы, очные учебные программы, электронные книги, вебинары),
  • проводить профессиональные тестирования по модели компетенций,
  • использовать механизм адаптивного тестирования,
  • автоматизировать проведение процедур оценки компетенций в различных формах (360°, 180°, оценка руководителя, самооценка),
  • формировать индивидуальный план развития по итогам оценки компетенций,
  • использовать сформированные планы для дальнейшего профессионального развития сотрудника, независимо от формы обучения.


Посмотрите, какие возможности LMS-системы на платформе WebTutor используют наши клиенты:

Читать дальше......

вторник, августа 01, 2017

Цикл статей "Вопросы HR- автоматизации для новичков". Как понять, что система обучения относится к классу TMS?

Система обучения может быть отнесена к классу TMS-систем, если в ней присутствуют модули для автоматизации процессов подбора и адаптации, дистанционного и очного обучения сотрудников, оценки их компетенций, оценки эффективности деятельности и потенциала, формирование кадрового резерва и управления талантами, автоматизация карьерного планирования.

Почему так важно объединить различные программные комплексы в единый интегрированный инструмент управления талантами? Очень часто приходится сталкиваться с тем, что HR-процессы в компании, такие как подбор, оценка, адаптация, обучение, развитие карьеры, реализованы в различных программных комплексах. С одной стороны, каждый инструмент по отдельности автоматизирует какую-то составляющую процесса управления талантами. С другой стороны, все они разрознены.

То есть каждая система управляется своим владельцем, который не зависит от владельцев других систем (что, в принципе и является причиной существования такого “лоскутного” подхода). Но цена, которую приходится платить за разрозненность систем, достаточно высокая:
  • слабо связанные бизнес-процессы,
  • отсутствие единого хранилища данных,
  • отсутствие единого информационного пространства для пользователей,
  • сложности интеграции программных комплексов или даже ее отсутствие,
  • высокие затраты на поддержание работы каждой из систем по отдельности,
  • отсутствие единого интерфейса (необходимость адаптироваться для работы в каждой из систем).

Организация учебного портала на платформе WebTutor позволяет интегрировать разрозненные HR-процессы. Благодаря тому, что WebTutor является модульной системой, легко организовать поэтапный процесс внедрения. В таком случае заказчики могут начать с функционала дистанционного обучения или подбора персонала, переходя, в дальнейшем, к более комплексному подходу в автоматизации HR-процессов.


Посмотрите, как реализована TMS на платформе WebTutor:

Читать дальше......